Privatlivspolitik for Nyborg Idræts- & Fritidscenter

Nyborg Idræts- & Fritidscenters dataansvar

Vi behandler personoplysninger både for vores egne medlemmer samt klubber vi administrerer medlemmer for og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.
Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige

Nyborg Idræt- & Fritidscenter er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Kontaktoplysninger:

Kontaktperson: Centerleder, Keld Arentoft
Adresse: Storebæltsvej 13-15, 5800 Nyborg
CVR: 34760020
Telefonnr.: 65311725
Mail: keld@ni-f.dk
Website: www.ni-f.dk

Behandling af personoplysninger

Vi behandler følgende personoplysninger
Medlemsoplysninger (Både medlemmer af klubber samt egne):

Almindelige personoplysninger:
Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse

Her indsamler vi oplysninger fra

Normalt får vi oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde kan der være andre kilder:
Klubberne når hold oprettes.

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.
Lovlige grunde til behandling er særligt:

– Nyborg Idræts- & Fritidscenters berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)
– At det er nødvendigt for at opfylde et medlemsskab med dig
– Behandling efter lovkrav
– Behandling med samtykke

Formålene:

Formål med behandling af medlemsoplysninger:
– Nyborg Idræts- & Fritidscenters medlemshåndtering (egne samt for klubber), herunder kontingentopkrævning og holdtildeling.
– Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven
– Levering af ydelser du har bestilt
– Administration af din relation til os og klubber.

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:

– Udøvelse af idrætsaktivitet.
– Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægter m.v., herunder i forhold til generalforsamling i de forskellige klubber.
– Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
– Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen. Disse bruges på vores facebook- og Instagram. Såfremt man ikke ønsker et billede på disse medier, kan de fjernes ved skriftlig henvendelse.
– Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen
– Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles oplysninger om forældrene
Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende

Samtykke

Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder. Vores udgangspunkt er 15 år.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Vi har ens behandlingsformål og opbevaringsperiode alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem ved os eller ved klubberne.

Medlemmer ved os og i klubber:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:
Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 3 år efter kalenderåret for din udmeldelse ved os og ved klubberne. Det er klubbernes ansvar at give os revideret medlemsliste. Vi står således ikke til ansvar, hvis vi ikke har modtaget relevante medlemslister.

Dine rettigheder

Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:

– Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
– Retten til indsigt i egne personoplysninger
– Retten til berigtigelse
– Retten til sletning
– Retten til begrænsning af behandling
– Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
– Retten til indsigelse

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.

Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

Revidering af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen nederst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.

2. maj 2018